Polisi Preifatrwydd

Eich data personol – beth ydyw?

Mae data personol yn ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw. Gall yr adnabyddiaeth fod trwy’r wybodaeth yn unig, neu ar y cyd ag unrhyw wybodaeth arall sydd ym meddiant y rheolydd data, neu sy’n debygol o ddod i’w meddiant.

Gwybodaeth a Gasglwn

Mae gwybodaeth bersonol yn cynnwys dynodwyr megis; eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn, yn ogystal â gwybodaeth a roddwch mewn unrhyw gyfathrebiadau rhyngom. Byddwch wedi rhoi rhywfaint neu’r cyfan o’r wybodaeth hon i ni drwy:

eich ymwneud â ni – gan gynnwys; cofrestru ar ein rhestr bostio, defnyddio ein gwefan, ymuno â’n fforwm ar-lein, archebu lle ar ein gwefan, mynychu digwyddiad neu gwrs hyfforddi a cheisio cyngor/cymorth.

Sut mae’r Wybodaeth a Gasglwyd yn cael ei defnyddio

Mae Youth Cymru yn cydymffurfio â’i rwymedigaethau o dan y “GDPR” trwy gadw data personol yn gyfredol; trwy ei storio a’i ddinistrio’n ddiogel; drwy beidio â chasglu neu gadw symiau gormodol o ddata; drwy ddiogelu data personol rhag colled, camddefnydd, mynediad anawdurdodedig a datgeliad a thrwy sicrhau bod mesurau technegol priodol yn eu lle i ddiogelu data personol.

Byddwn yn prosesu eich data personol yn seiliedig ar eich caniatâd, a/neu oherwydd bod angen i ni ei ddefnyddio er mwyn cyflawni contract gyda chi (ee oherwydd eich bod wedi tanysgrifio i’n haelodaeth, wedi ymgysylltu â’n rhaglenni a/neu ddiddordeb cyfreithlon).

Mae buddiant cyfreithlon yn golygu bod rheswm dilys i Youth Cymru wneud hynny. Gallai hyn gynnwys; gwneud gwelliannau i’n gwasanaethau, i reoli perthnasoedd gyda’n cefnogwyr ac i gydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol. Pryd bynnag y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth yn y modd hwn, rydym yn sicrhau ein bod yn ystyried eich hawliau a’ch buddiannau.

Ni fyddwn byth yn gwerthu nac yn cyfnewid eich manylion. Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â thrydydd partïon dibynadwy yn y broses o reoli eich ymgysylltiad â ni, megis prosesu taliadau rhoddion neu â phartneriaid sy’n rheoli ein digwyddiadau.

Rydym yn defnyddio eich data personol at y dibenion canlynol:

• I’n galluogi i ddarparu cefnogaeth a chyngor er budd y rhai sy’n gweithio gyda phlant a phobl ifanc o fewn y Sector Ieuenctid.
• I weinyddu tanysgrifiadau aelodaeth a gweithgareddau;
• Codi arian a hyrwyddo buddiannau’r elusen;
• Rheoli ein prosesau recriwtio, cyflogeion, ymddiriedolwyr a gwirfoddolwyr;
• Cynnal ein cyfrifon a’n cofnodion ein hunain;
• I roi gwybod i chi am newyddion, digwyddiadau, gweithgareddau a gwasanaethau rydym yn eu cynnig;

Dim ond at y dibenion a nodir pan ofynnir am y wybodaeth y bydd gwybodaeth bersonol a ddarperir gennych chi i’r Elusen yn cael ei defnyddio. Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei gwerthu i drydydd parti, na’i darparu i gwmnïau marchnata uniongyrchol neu sefydliadau eraill o’r fath heb eich caniatâd.

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Caniatâd penodol gwrthrych y data fel y gallwn eich hysbysu am newyddion, digwyddiadau, gweithgareddau a gwasanaethau a gynigir gan Youth Cymru.

Mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol.

Dim ond pan fydd caniatâd wedi’i roi y caiff gwybodaeth ei rhannu â phartneriaid neu drydydd partïon.

Fodd bynnag, mae’n bosibl y byddwn yn datgelu eich gwybodaeth i gyrff rheoleiddio er mwyn ein galluogi i gydymffurfio â’r gyfraith ac i helpu i ddiogelu rhag twyll a lleihau risg credyd.

Sylwer nad ydym yn datgelu gwybodaeth am unigolion adnabyddadwy i’n rhanddeiliaid heb ganiatâd gwrthrych y data, ond efallai y byddwn, o bryd i’w gilydd, yn rhoi gwybodaeth ddienw iddynt.

Diogelu Plant a Phobl Ifanc

Lle credwn y gallai unrhyw un o’n gwasanaethau ddenu plant a phobl ifanc o dan 16 oed, byddwn yn darparu hysbysiadau gwybodaeth yn glir i geisio atal plant rhag darparu eu data personol heb ganiatâd rhiant neu warcheidwad.

Nid ydym yn fwriadol yn bwriadu anfon cyfathrebiadau marchnata at blant a phobl ifanc.

Rydym yn annog ein holl staff, pryd bynnag y byddant yn rhoi mentrau newydd ar waith, i asesu a allai’r rhain fod yn ddeniadol i blant a phobl ifanc ac os felly, byddwn yn sicrhau bod gwybodaeth glir yn cael ei darparu i geisio atal plant a phobl ifanc rhag darparu eu data personol heb ganiatâd rhiant neu warcheidwad.

Sut rydym yn Storio Gwybodaeth a Gasglwyd

Fel rhan o’r gwasanaethau a gynigir i chi, er enghraifft trwy ein gwefannau, mae’n bosibl y bydd y wybodaeth a roddwch i ni yn cael ei throsglwyddo a’i storio mewn gwledydd y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) gan ein bod yn defnyddio gwesteiwyr gwefannau o bell i ddarparu’r wefan a rhai agweddau o’n gwasanaeth, a all fod wedi’u lleoli y tu allan i’r AEE, neu’n defnyddio gweinyddwyr sydd wedi’u lleoli y tu allan i’r AEE – yn gyffredinol natur y data sy’n cael ei storio yn “y Cwmwl” yw hyn. Gall hefyd gael ei brosesu gan staff sy’n gweithredu y tu allan i’r AEE sy’n gweithio i un o’n cyflenwyr, e.e. ein gweinyddwr gwefan, neu sy’n gweithio i ni pan fyddant wedi’u lleoli dros dro y tu allan i’r AEE.

Mae’n bosibl y bydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo os bydd unrhyw un o’n gweinyddion wedi’u lleoli mewn gwlad y tu allan i’r AEE neu os yw un o’n darparwyr gwasanaeth wedi’i leoli mewn gwlad y tu allan i’r AEE. Os byddwn yn trosglwyddo neu’n storio eich data personol y tu allan i’r AEE yn y modd hwn, byddwn yn cymryd camau i sicrhau bod eich hawliau preifatrwydd yn parhau i gael eu diogelu, fel yr amlinellir yn y polisi preifatrwydd hwn ac yn unol â’r DPA a’r GDPR. Os byddwch yn defnyddio ein gwasanaeth tra’ch bod y tu allan i’r AEE, mae’n bosibl y caiff eich data personol ei drosglwyddo y tu allan i’r AEE er mwyn darparu’r gwasanaethau hyn i chi.

Nid ydym yn defnyddio nac yn datgelu data personol sensitif, megis hil, crefydd, neu gysylltiadau gwleidyddol, heb eich caniatâd penodol.

Mae’n bosibl y byddwn yn datgelu eich data personol y tu allan i Youth Cymru ee dadansoddi data neu bostio cylchlythyr. Fodd bynnag, dim ond ar yr amod bod cyfrinachedd eich data personol yn cael ei ddiogelu ac y bydd y derbynnydd yn parhau i gydymffurfio â thelerau’r polisi preifatrwydd hwn y bydd unrhyw drosglwyddiad o’r fath.

Byddwn yn prosesu, datgelu neu rannu eich data personol dim ond os yw’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, neu’n credu’n ddidwyll bod camau o’r fath yn angenrheidiol i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol, neu’r broses gyfreithiol a gyflwynir i ni neu ein gwefannau.

Diogelwch

Nid yw trosglwyddo gwybodaeth dros y Rhyngrwyd neu e-bost yn gwbl ddiogel. Er y byddwn yn gwneud ein gorau i ddiogelu eich data personol, ni allwn warantu diogelwch data tra byddwch yn ei drosglwyddo i ni trwy ein gwefan neu ein cymwysiadau pecyn ffurf; mae unrhyw drosglwyddiad o’r fath ar eich menter eich hun. Unwaith y byddwn wedi derbyn eich data personol, byddwn yn defnyddio gweithdrefnau llym a nodweddion diogelwch i geisio atal mynediad heb awdurdod.

Defnyddio Partneriaid a Chyflenwyr Dibynadwy.

Rydym yn defnyddio cwmnïau allanol fel Eventbrite i gasglu neu brosesu data personol ar ein rhan. Rydym yn cynnal gwiriadau ar y cwmnïau hyn cyn i ni weithio gyda nhw ac yn rhoi cytundebau ar waith sy’n ei gwneud yn ofynnol iddynt gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data a sicrhau bod ganddynt reolaethau priodol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth.

Chi yw Hawliau a’ch Data Personol

Oni bai eich bod yn destun eithriad o dan y GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’ch data personol:

1. Yr hawl i ofyn am gopi o’ch data personol y mae Youth Cymru yn ei gadw amdanoch; lle bo modd, darperir hyn o fewn 30 diwrnod i gais. Os oes angen estyniad oherwydd cymhlethdod y cais, yna bydd y ddau barti yn cytuno ar hyn yn ysgrifenedig;
2. Yr hawl i ofyn i Youth Cymru gywiro unrhyw ddata personol os canfyddir ei fod yn anghywir neu wedi dyddio;
3. Mae’r hawl i ofyn am eich data personol yn cael ei ddileu lle nad oes angen mwyach i Youth Cymru gadw data o’r fath;
4. Yr hawl i dynnu eich caniatâd i brosesu yn ôl unrhyw bryd;
5. Yr hawl i ofyn i’r rheolydd data ddarparu ei ddata personol i wrthrych y data a lle bo’n bosibl, i drosglwyddo’r data hwnnw’n uniongyrchol i reolwr data arall, (a elwir yn hawl i gludadwyedd data), (lle bo’n berthnasol)[Only applies where the processing is based on consent or is necessary for the performance of a contract with the data subject and in either case the data controller processes the data by automated means] .
6. Yr hawl, lle mae anghydfod mewn perthynas â chywirdeb neu brosesu eich data personol, i ofyn am gyfyngiad ar brosesu pellach;
7. Yr hawl i wrthwynebu prosesu data personol, (lle bo’n berthnasol) [Dim ond pan fydd prosesu yn seiliedig ar fuddiannau cyfreithlon (neu gyflawni tasg er budd y cyhoedd/arfer awdurdod swyddogol) yn berthnasol); marchnata a phrosesu uniongyrchol at ddibenion ymchwil ac ystadegau gwyddonol/hanesyddol]
8. Yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, https://ico.org.uk

Prosesu pellach

Os ydym yn dymuno defnyddio eich data personol at ddiben newydd, nad yw wedi’i gynnwys yn eich caniatâd, yna cyn dechrau’r prosesu byddwn yn rhoi hysbysiad newydd i chi yn nodi’r dibenion perthnasol a’r amodau prosesu. Lle a phryd bynnag y bo angen, byddwn yn gofyn am eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.

Rheoli’r defnydd o’ch data

Os ydych wedi rhoi caniatâd i ni ddefnyddio’ch data at ddiben gallwch ddirymu neu amrywio’r caniatâd hwnnw ar unrhyw adeg. Os nad ydych am i ni ddefnyddio’ch data, neu os hoffech amrywio’r caniatâd a roddwyd gennych gallwch anfon e-bost at mailbox@youthcymru.org.uk

Newidiadau i’n Polisi Preifatrwydd

O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth ar gyfer defnyddiau newydd, annisgwyl nas datgelwyd o’r blaen yn ein polisi preifatrwydd. Os bydd ein harferion gwybodaeth yn newid rhywbryd yn y dyfodol byddwn yn postio’r newidiadau polisi ar ein gwefan www.youthcymru.org.uk/privacy-policy/